Horas de trabajo administrativo. Convertidas en minutos.

Gestión administrativa automatizada con IA.

La gestión administrativa de un despacho moderno implica procesar cada día mucha información entrante. Correos, documentos, notificaciones. La clasificación y el seguimiento son críticos, pero son una parte del trabajo que se puede automatizar.

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61%

de las actividades financieras son automatizables con la tecnología actual

McKinsey Global Institute · Bots, algorithms, and the future of the finance function

43%

es el nivel medio de digitalización de las asesorías en España

Estudio Sage Conecta · 307 despachos profesionales

Qué incluye

El día a día del despacho, en un solo sitio.

empentIA cubre toda la gestión administrativa del despacho, agrupada en tres ámbitos que trabajan juntos. Los combinamos según lo que necesitas.

Gestión documental con IA

El correo llega clasificado, los documentos se leen y se archivan solos, y las notificaciones oficiales no se escapan. empentIA identifica al cliente, extrae los datos, valida importes y fechas, contrasta con antecedentes, detecta duplicados y anomalías, y entrega el resultado a tu ERP, a tu servidor o al portal. Cuando puede cerrar el caso solo, lo hace. Cuando algo no cuadra, avisa.

Comunicación con clientes

Portal para tus clientes, y campañas automáticas por email y WhatsApp para recordatorios, seguimiento y comunicaciones masivas. El WhatsApp del despacho, atendido por IA con el contexto de cada cliente. Y notificaciones proactivas cuando algo pasa.

Gestión interna del despacho

Sistema de tickets y expedientes, seguimiento de tareas y borradores automáticos de documentos recurrentes. Todo en un solo sitio, con la trazabilidad y la seguridad que necesitas.

El flujo, por dentro

Se adapta a tus procesos. No al revés.

Los documentos entran por donde ya trabajas. Y empentIA no solo los lee: identifica al cliente, extrae los datos, valida importes y fechas, los contrasta con antecedentes y detecta duplicados y anomalías. Cierra solo lo que puede cerrar, y avisa cuando hace falta una persona.

Este es el flujo de gestión documental, transversal e integrable con los sistemas que ya usas.

Trabajamos con gestorías fiscales y laborales, administradores de fincas, inmobiliarias, despachos jurídicos, notarías, asesorías, consultoras, arquitectura, ingeniería, auditoría y consultores independientes. Si tu despacho procesa documentos, empentIA se adapta.

En acción

Un sistema completo. De principio a fin.

Ejemplo real: cierre trimestral de una gestoría fiscal. Tres momentos, tres piezas trabajando juntas.

Captación

El cliente sube sus facturas desde el móvil, a través del Portal de documentos. Llegan ordenadas, sin perder nada por el camino.

Portal · Montseny SL

Q3 2026

Facturas pendientes de subir

📤 Subir factura

Foto o PDF

✓ electra-09-26.pdf

✓ seguro-q3.pdf

Proceso

La IA lee cada documento, extrae todos los datos clave, identifica al cliente en tu sistema y replica el PDF al servidor. El asesor solo revisa las pocas alertas.

Alertas · 2 Validados · 94

Proveedor Cliente Importe Estado

Electra Ponent Montseny SL 168€ Pagado

Aseguradora Cadí Montseny SL 295€ Pdte.

Proveedor nuevo — 74€ —

Telecom Segre Ribalta SCP 58€ Pagado

+ fecha, IVA, CIF, nº factura, concepto…

Salida

El asesor lanza la campaña de liquidaciones IVA. La IA personaliza cada comunicación, la envía por email o WhatsApp y prepara la remesa SEPA.

Campaña · IVA Q3 2026

Email WhatsApp

Enviados 142 / 142

📬 Abiertos 128 (90%)

↩️ Respuestas 23

💶 Remesa SEPA Lista

Descargar XML SEPA

Portal de documentos, lectura con IA y campañas — las tres piezas de la gestión administrativa, trabajando juntas.

Tu gran ventaja

Tu propia plataforma, todo en un solo sitio.

Un solo sitio para todo: el estado de cada expediente, los documentos que esperan revisión y el histórico completo. No es un archivo de documentos: es donde tu equipo trabaja. Cada despacho trabaja distinto, así que no viene con un flujo enlatado: lo montamos con tus estados, tus campañas y los indicadores que miras cada mañana.

app.empentia.com/campana-renta

Dashboard Control (210) Base de datos (2.680) Confirmaciones Remesas SEPA Configuración

Pipeline campaña · 210 clientes

Pendiente

En espera doc.

En confección

Borrador listo

Pendiente conf.

Enviado

Pendiente conf.

158

Presentada

Cerradas

Baja cliente

Cerradas

Alertas · 4 Validados · 1.482 Histórico · 96

Documento Cliente Importe

Factura · Electra Ponent 2025-03 CP Ronda Nord 24 218,40€

Justificante · Transferencia CP Mestral 8 1.340,00€

Factura · Proveedor nuevo — 476,25€

Notificación AEAT · IVA Q1 Montseny Serveis SL —

Hecho a tu medida

Tus estados, no los nuestros. Si tu campaña va de "pendiente de documentación" a "presentada", el pipeline es ese. Los campos, las alertas y los umbrales también los defines tú.

Solo lo que necesita revisión

Las alertas reúnen los errores de extracción y los documentos sin asociación clara. El resto queda validado y listo para enviar al sistema externo con un botón. Si todo va bien, no tienes nada que hacer.

Visión 360 del cliente

Documentos, comunicaciones, confirmaciones, remesas e histórico en una sola ficha, con enlaces directos a los apuntes en tu sistema. Cualquiera del equipo sabe en diez segundos por dónde va cada expediente.

Crece contigo

Empiezas por un proceso y vas sumando: otra campaña, otro modelo, otro departamento. Cada bloque nuevo entra en el mismo sitio, con sus usuarios y permisos, sin montar un sistema paralelo.

Casos reales

Negocios como el tuyo ya lo usan.

−85%

Horas dedicadas a clasificar y archivar documentación de clientes

"Lo que antes era el trabajo de medio día ahora es revisar las excepciones. El bloque grande lo lleva el sistema."

Gestoría

12 personas · Manresa

Minutos

Para procesar una remesa entera de justificantes bancarios

"El gestor procesa la remesa en minutos. Solo revisamos las pocas excepciones que el sistema marca, y un clic las envía a tu sistema de gestión de fincas."

Administración de fincas

8 personas · Barcelona

2 días

Por semana ganados gracias al portal de documentos

"Pedimos a los clientes que suban contratos y documentación desde el móvil. Llegan al portal clasificados y organizados por operación."

Inmobiliaria

5 personas · Vallès

Precios

¿Cuánto cuesta automatizar tu despacho?

Sin licencias por asiento ni módulos que no usas. Eliges qué procesos automatizar, montamos cada uno a tu medida y pagas una cuota mensual por cada automatización activa, más un setup inicial único.

Setup inicial

Según alcance · pago único

Auditoría de tus documentos y sistemas
Diseño del flujo a medida
Integración con tu ERP o gestor
Entrenamiento con tus documentos reales
Puesta en marcha y validación contigo

Cuota mensual

Por automatización

Desde 79 €/mes

Procesamiento de documentos
Portal de revisión y excepciones
Entrega automática a tus destinos
Mantenimiento y mejora continua
Sin permanencia

Cómo se traduce en tu despacho

Despacho de 10 personas

Clasificación de correo entrante y procesamiento de facturas de proveedores.

2 automatizaciones

Administrador de fincas de 8 personas

Justificantes bancarios, facturas de proveedores y comunicaciones con inquilinos.

3 automatizaciones

Inmobiliaria de 5 personas

Clasificación de contratos y documentación por operación.

2 automatizaciones

Cada ejemplo parte de la cuota por automatización más el setup inicial. El número exacto y el alcance se cierran en la reunión, sobre tu caso concreto.

¿Qué es una automatización?

Un proceso completo de principio a fin: por ejemplo, "facturas de proveedor que llegan por email y acaban contabilizadas". Entrada, extracción, reglas y destino.

¿Y si quiero varias?

Cada proceso nuevo se cotiza aparte y suma su propia cuota. La segunda siempre sale más a cuenta: la integración con tus sistemas ya está hecha.

¿De qué depende el precio?

Del volumen de documentos, de cuántos formatos distintos manejas y de la complejidad de la integración. Lo sabrás con una cifra cerrada antes de empezar.

Sin permanencia en la cuota mensual · Precio cerrado antes de empezar · RGPD · Servidores UE

FAQ

Preguntas frecuentes.

Si tienes una duda que no ves aquí, escríbenos. Te respondemos el mismo día.

¿Cuánto tarda en estar operativo?

Entre 1 y 3 semanas según la complejidad del flujo. La primera semana es auditoría y diseño; el resto, implementación y pruebas con documentos reales.

¿Se integra con mi ERP / sistema actual?

Sí. Trabajamos con los principales sistemas del mercado. Si el sistema tiene API o base de datos accesible, podemos conectarnos. Si no, podemos trabajar contra carpetas del servidor o sincronización por archivos.

¿Qué pasa cuando la IA no está segura?

El documento queda marcado como alerta y aparece en la pestaña correspondiente. Un humano revisa, corrige si hace falta, y el sistema aprende para casos futuros similares.

¿Modifica datos en mi sistema actual?

Por defecto solo lee. Si quieres que escriba (insertar apuntes en tu sistema, por ejemplo), se configura explícitamente y siempre con tu validación. Tu sistema sigue siendo la fuente única de verdad.

¿Hay permanencia?

No en la cuota mensual: cancelas cuando quieras desde la plataforma y el servicio sigue activo hasta el final del período facturado. El setup inicial es un pago único y no se devuelve, porque el flujo queda construido y documentado.

¿Dónde se almacenan los documentos?

En servidores en la UE, cifrados en tránsito y en reposo. Los documentos son propiedad tuya y puedes descargarlos o eliminarlos en cualquier momento. No se usan para entrenar modelos.